Thiết kế website

Khái quát

Tồn tại những lý thuyết có hệ thống và cơ bản cho việc chia nhỏ bất cứ khối thông tin lớn nào, cho dù nó được đem đi in hay cho World Wide Web. Cơ sở của mọi hệ thống lý luận là giới hạn của con người trong việc lưu giữ và nhớ lại thông tin. Các nhà tâm lý học nhận thức đã biết từ hàng thập niên trước rằng đại đa số chúng ta chỉ có thể lưu giữ khoảng 4 đến 7 mẫu thông tin rời rạc trong trí nhớ ngắn hạn. Mục đích của các hệ thống tổ chức là giữ số lượng mẫu thông tin mà người đọc cần lưu nhớ đên tối thiểu, bằng việc sử dụng kết hợp giữa thiết kế đồ hoạ, qui ước lớp và biên tập thông tin thành các đơn vị riêng rẽ. Phương pháp độc giả timg kiếm và sử dụng thông tin cũng thừa nhận, các tin ngẵn hơn, riêng biệt sẽ chức năng hoá hơn và dễ định vị hơn khối thông tin dài.

Đại đa số web site có thông tin tham khảo để độc giả tìm kiếm trong các bài ngắn hơn. Độc giả rất ít khi đọc các tài liệu dài, liên tục trên màn hình, và đa số họ, những người đi tìm một mẩu tin, sẽ khó chịu khi phải rà soát một bài dài toàn chữ để cuối cùng tìm cái họ cần. Các đoạn tin nhỏ của các thông tin có liên quan sẽ dễ tổ chức hơn thành các khối thông tin riêng để tạo nên hệ thống đồng nhất, hình thành nên cơ sở các liên kết hypertext. "Nhỏ" chỉ có thể được xác định trong ngữ cảnh của tài liệu chúng ta trình bày và cái ta mong muốn cho độc giả.

Các bước trong tổ chức thông tin

Ngày lại ngày, cuộc sống xã hội và công nghiệp càng ít đòi hỏi chúng ta tạo bản tường trình chi tiết về cái chúng ta biết và những cái đó liên quan đến nhau như thế nào, nhưng không có một nền tảng hệ thống hoá logíc và vững chắc, web site của chúng ta sẽ không hoạt động tốt, ngay cả khi các nội dung cơ bản của chúng ta là xác đáng và hay. Bốn bước cơ bản trong việc tổ chức thông tin của chúng ta là chia nó thành các đơn vị logic, thiết lập hệ thống cấp bậc theo tầm quan trọng và tính tổng quát, sử dụng hệ thống này để tạo cấu trúc quan hệ giữa chúng, sau đó phân tích sự thành công về chức năng và thẩm mỹ của các hệ thống.

Cắt đoạn thông tin

Đa số thông tin trên World Wide Web gồm có các bài giới thiệu ngắn không cần đọc nối tiếp. Điều này rất đúng đối với các web site của các tổ chức, chính phủ, doanh nghiệp và giáo dục hay cung cấp các thông tin đã được in trên giấy trước đó. Những nhà viết tài liệu kỹ thuật đã phát hiện rất lâu trước khi web ra đời rằng độc giả đánh giá cao các đoạn thông tin ngắn do có thể nhanh chóng rà soát và định vị chúng. Các đoạn thông tin ngắn, tổ chức thống nhất đặc biệt thích hợp với trình bày của web, do:

• Có ít độc giả dành thời gian để đọc tài liệu dài trên màn hình. Đa số họ sẽ lưu tài liệu dài vào đĩa, hoặc in chúng, chỉ đọc những gì bao quát trực tuyến.
• Các mẩu tin ngắn, riwng biệt thích hợp với liên kết web. Độc giả thường muốn tìm thấy một phần thông tin chủ định, chứ không phải toàn bộ cả quyển sách để rồi lọc nó ra. Nhưng cũng đừng chia cắt quá nhỏ thông tin, chúng ta sẽ làm độc giả thất vọng. Từ một đến ba trang (in) thông tin là đủ cho một đoạn thông tin trên web. Một liên kết mà chỉ đến một mẩu tin cụt lủn sẽ thật ngớ ngẩn trong mọi trường hợp.
• Hình thức đồng nhất của cách tổ chức và hình thức trình bầy thông tin cho phép độc giả áp dụng kinh nghiệm của họ có từ web site của chúng ta để tìm kiếm, khám phá, và cũng cho phép độc giả dự đoán được phần web site mới, lạ sẽ được tổ chức như thế nào.
• Các đoạn thông tin ngắn gọn, súc tích sẽ thích hợp hơn với màn hình máy tính, cái mà giới hạn tầm nhìn của các văn bản dài.

Việc áp dụng phân chia thông tin phải linh động, và nhất quán với ý thức chung, với hệ thống logic và với sự thuận tiện cho độc giả web. Cách tốt nhất để phân chia và tổ chức thông tin thực hiện theo bản chất của nội dung. Cũng có lúc cần tạo một tài liệu dài trên web như một bản tổng hợp của các đoạn thông tin. Điều này cần thiết khi chúng ta tạo các trang web để độc giả có thể lưu hay in chúng.

Nếu chỉ xác định cấu trúc định vị cơ bản cho độc giả thì mọi tổ chức cần đến sự phân cấp theo tầm quan trọng. Mọi "đoạn" thông tin có thể và nên được sắp xếp theo mức quan trọng, và được hệ thống theo mức độ quan hệ giữa các thành phần. Khi chúng ta đã xác định được hợp lý các mức ưu tiên, chúng ta có thể xấy dựng một hệ thông phân cấp từ mức ưu tiên nhất hay mức tổng quát nhất, xuống đến mức cụ thể nhất hay mức chi tiết nhất. Hệ thống phân cấp thực sự là cần thiết đối với web, vì ý tưởng trang chủ-liên kết phụ thuộc vào sự phân cấp, di chuyển từ cái nhìn khái quát nhất của toàn web site (trang chủ), qua các menu con xuống đến trang nội dung đã ngày càng trở nên đặc trưng.

Các mối quan hệ

Khi đối diện với một hệ thống thông tin mới, phức tạp, độc giả bắt đầu xây dựng các mô hình lý trí, và sau đó sử dụng chúng để đánh giá các mối liên hệ giữa những chủ đề, và giả thiết về vị trí tìm thấy thông tin họ chưa thấy trước đó. Sự thành công của web site chúng ta như một hệ thống thông tin sẽ chủ yếu được xác định bởi hệ thống thống đó cân xứng bao nhiêu với các mong muốn của độc giả. Hệ thống hợp lý cho phép độc giả dự đoán đúng vị trí họ tìm thấy thông tin họ cần tìm. Thông tin được sắp xếp bằng hình ảnh, dán nhãn, được nhóm và phân loại nhất quán cho phép độc giả mở rộng nhận biết từ các trang đã xem vào các trang mới lạ đối với họ. Nếu chúng ta làm độc giả lạc lối với một cấu trúc không hợp lý, dễ hiểu, độc giả sẽ bị thất vọng liên miên bởi các khó khăn khi tìm thông tin. Đừng nên xây dựng một web site trong như sau:

Chức năng

Sau khi đã tạo nên web site, chúng ta nên phân tích tính thẩm mỹ của nó, và tính thực tế cũng như tính hiệu quả của cả cơ cấu hệ thống. Chúng ta chọn cấu trúc hệ thống nào cho web site không quan trọng, quan trọng là thiết kế web site thích hợp, cân bằng giữa cấu trúc và quan hệ của menu hay các trang "homepage" với các trang nội dung độc lập, các đồ hoạ liên kết, tài liệu. Mục đích là để xây dựng một hệ thống phân cấp của menu, trang web sao cho tự nhiên đối với độc giả, không gây trở ngại hoặc làm lúng túng khi đọc web site.

Các web site quá nông, chỉ có một mức liên kết, uỷ thác vào các trang menu nặng nề mà sau một thời gian sẽ giống như một mớ hỗn độn các thông tin không liên quan đến nhau, được liệt kê không theo một trật tự nào cả:

Hệ thống menu lại có thể quá sâu, cất giấu thông tin dưới nhiều lớp menu:

Các Gopher site là ví dụ điển hình cho những bất tiện của các menu lồng nhau, nơi mà chúng ta đôi khi phải mở nhiều thư mục trước khi chúng ta gặp các tài liệu. Menu mất giá trị khi chúng không chuyển tải từ 4 đến 5 liên kết; các trang menu dựa trên danh sách, bằng chữ có thể tải rất nhiều liên kết mà không dìm sâu độc giả hay bắt họ cuộn màn hình qua một danh sách dài dặc. Bắt độc giả phải định vị qua nhiều mức menu lồng nhau trước khi đọc được thông tin là trọc tức độc giả và không cần thiết.

Nếu web site phát triển nhanh, sự cân bằng các menu và trang web là rất cần thiết. Các phản hồi của độc giả (và sự phân tích việc sử dụng web site) có thể giúp chúng ta quyết định được cấu trúc web site có còn thích hợp không, hay có phần nào thiết kế kém không.Các tài liệu phức tập đòi hỏi sự phân bổ menu sâu, nhưng độc giả lại không bao giờ muốn vào các trang lại các trang toàn menu nếu có khả năng truy nhập trực tiếp. Mục tiêu là tạo một cây phân lớp thích hợp có khả năng truy nhập thông tin nhanh, và giúp độc giả hiểu được thông tin được tổ chức như thế nào.

Cấu trúc site

Nếu bạn là người quan tâm, chú ý đến World Wide Web, bạn thật khó thoát khỏi dính dáng đến hypertext, hypermedia. Ngày nay, chế bản máy tính đầy ắp ý nghĩ kỳ quặc về việc thông tin trên web có thể bằng cách nào đó liên kết mọi cái với nhau. Với gợi ý này, bạn có thể bỏ qua một trong những thách thức lớn nhất của việc trình bày thông tin – đặt thông tin vào trật tự logic như thế nào và tạo một web site dễ hiểu, đáng quan tâm cho độc giả. Không có gì xa sự thật cả. Nếu chúng ta chỉ có ý tưởng mơ hồ về cách thức một phần web site liên quan đến phần khác, nếu chúng ta không có một cái nhìn tổng thể hoặc ý thức rõ ràng về tổ chức, độc giả của chúng ta sẽ sớm biết đủ, và đai đa số họ sẽ bỏ đi để tìm thông tin khác tốt hơn.

Sự nối tiếp

Cách đơn giản nhất để hệ thống thông tin là theo dãy, với nó chúng ta có thể hiển thị thông tin một cách tuần tự. Thông tin sẽ tiếp nối nhau như một bản tường thuật, theo thời gian, hoặc trong sự sắp xếp logic nó là ý tưởng cho sự luận bàn nối tiếp. Sắp xếp tuần tự có thể theo thứ tự thời gian, ví dụ như một chuỗi logic các chủ đề được phát triển từ tổng quát đến cụ thể, hoặc cũng có thể theo thứ tự abc, như các chỉ số, tự điển bách khoa, từ điển thuật ngữ. Tuy nhiên, cách tổ chức này chỉ thích hợp với các web site nhỏ (hoặc các danh sách cấu trúc như chỉ số), các chuỗi càng dài càng trở nên phức tạp hơn, và khi đó càng cần có cấu trúc hơn để vẫn dữ được tính dễ hiểu.

Nhiều web site lớn vẫn còn được tổ chức kiểu nối tiếp, nhưng mỗi trang trong chuỗi chính có thể có một hay nhiều trang nói ngoài đề, thông tin chen giữa, hoặc các liên kết đến các web site khác.

Ô lưới

Nhiều bản hướng dẫn, danh sách các khoá học của trường đại học hoặc các giải nghĩa cho các trường hợp kỹ thuật được tổ chức tốt nhất theo phương thức ô lưới. Nó là cách tốt để tương quan các biến số như sự kiện, công nghệ, văn hoá,…Để thành công, từng đơn vị riêng biệt trong lưới nhất định phải có cùng cấu trúc cho các chủ đề lớn và nhỏ. Các chủ đề thường không có sự phân cấp về mức quan trọng. Ví dụ, "TCP/IP" cũng quan trọng không hơn, không kém so với "IPX/SPX", do vậy cả hai mô tả nên có cùng cấu trúc. Như vậy độc giả có thể đi tiếp (dọc xuống lưới) để đọc diễn giải về "TCP/IP", hay đi ngang (đi ngang lưới) bằng cách đọc phần "packet" của cả hai chủ đề TCP/IP và IPX/SPX. Có điều không hay là tổ chức lưới có thể khó hiểu với độc giả chừng nào độc giả xác định được mối liên quan giữa các loại thông tin. Nhưng nó rất tốt với các độc giả có kinh nghiệm, những người đã có sẵn kiến thức về chủ đề và hệ thống của nó. Các sơ đồ tổng quát có thể rất hữu ích đối với các site kiểu lưới.

Phân cấp

Sự phân cấp thông tin là một trong những cách tốt nhất để tổ chức các khối thông tin phức hợp. Sắp xếp có phân cấp đặc biệt thích hợp cho các web site, vì các web site luôn được thực hiện theo cách rẽ nhánh từ một trang chủ duy nhất. Đa số độc giả quen thuộc với các biểu đồ phân cấp, và các chỉ dụ sẽ trở nên dễ hiểu hơn. Một tổ chức phân cấp cũng tác động có ích đến bản thân việc phân tích nội dung web site do sự phân cấp chỉ hoạt động hiệu quả khi chúng ta đã tổ chức hoàn hảo nội dụng của chúng ta. Do biểu đồ phân cấp rất giống đến cấu trúc của các doanh nghiệp, viện, độc giả dễ dàng xây dựng mô hình lý trí của cả web site:

Web (mạng nhện)

Cấu trúc tổ chức giống mạng nhện yêu cầu ít hạn chế cho việc sử dụng mẫu thông tin. Mục đích thường cho ý tưởng liên kết giống nhau và tự do, nơi mà độc giả đi theo sự quan tâm của họ trong một mô hình tự khám phá, tự do tư tưởng đối với từng độc giả đến web site. Mô hình web site này đầy rẫy các liên kết đến các tài liệu ở trong web site đó cũng như trên toàn World Wide Web. Mục đích là khai thác triệt để năng lực của web trong việc liên kết và kết hợp, tuy vậy các cấu trúc theo kiểu mạng nhện này rất dễ phát triển thành một mớ hỗn độn, lộn xộn của các khối thông tin. Cũng rất trớ trêu, các web có tổ chức lại thường có cấu trúc phi thực tế nhất đối với các web site, vì nó rất khó hiểu, dự đoán đối với độc giả. Các web làm việc tốt nhất cho các site nhỏ, có nhiều danh sách liên kết, nhắm vào các độc giả chuyên nghiệp hoặc trình độ cao, những độc giả tìm kiếm những kiến thức chuyên sâu.

Kết luận

Đa số các web site phức tạp đều sử dụng cả bốn kiểu cấu trúc thông tin trên. Ngoại trừ các site mà có yêu cầu khắt khe về việc phải hỗ trợ các trang hiển thị nối tiếp, độc giả của chúng ta thích sử dụng các web site theo kiểu tự do như "mạng nhện", như đa số các sách tra cứu hay kỹ thuật vẫn hay sử dụng. Tuy nhiên, điều này cũng không tháo gỡ cho bạn khỏi sự cần thiết phải hệ thống hoá suy nghĩ và trình bầy nó một cách minh bạch, nhất quán, cái mà sẽ hỗ trợ cho các mục đích của web site. Sau đây là biểu đồ thể hiện mối tương quan giữa bốn kiểu cấu trúc và mục đích, sự phức tạp của nội dung.

Các thành phần của site

Các web site có thể vô cùng đa dạng về kiểu cách, nội dung, cách tổ chức, và mục đích, nhưng tất cả các web site đều được thiết kế để thực hiện chức năng của chúng là các nguồn tài nguyên cùng chia sẻ những đặc điểm cơ bản.

Trang chủ (Home Page)

Tất cả các web site đều được thiết lập quanh "home page" giữ nhiệm vụ như một điểm xuất phát đến các trang web phức tạp khác trong web site. Trong hệ thống phân cấp, trang chủ chiếm vị trí trên đỉnh của sơ đồ. URL WWW của trang chủ cũng là địa chỉ web mà chúng ta sử dụng để hướng dẫn độc giả đến với web site của chúng ta, và trong những năm tới địa chỉ của trang chủ quan trọng cũng như địa chỉ nhà riêng hay địa chỉ của một doanh nghiệp. Đầu trang chủ sẽ là cái đầu tiên độc giả nhìn thấy khi truy nhập đến web site của chúng ta, do đó trang chủ được thiết kế thích hợp là điều kiện cơ bản để web site thành công. Chiến lược thiết kế trang chủ rất biến hoá, dựa trên chức năng và yêu cầu của các độc giả đặc trưng của ưeb site, mục đích của web site và cũng phụ thuộc vào tính chất, sự phức tạp của toàn bộ web site.

Menu đồ hoạ hay văn bản

Quyết định cách bố trí cơ bản nhất cho trang chủ liên quan đến việc sử dụng đồ hoạ như thế nào trên trang web. Đa số các trang chủ của các doanh nghiệp, viện hay trường hiển thị ít nhất một thanh ảnh nhỏ (banner) trên đầu trang, và trên các trang thương mại, xu hướng lại là ảnh đồ hoạ toàn trang, phức tạp, được xây dựng từ các menu thay đổi liên tục tạo nên cảm giác như các trang multimedia của CD-ROM. Trang web nhiều ảnh đồ hoạ có thể có hiệu quả để gây sự chú ý của độc giả, nhưng lại tốn thời gian nạp xuống, đặc biệt khi độc giả kết nối với Internet qua modem hay mạng trục tốc độ thấp. Ngay cả khi độc giả truy nhập web site với tốc độ Ethernet (10 Mbps), các menu đồ hoạ cũng chậm hơn danh sách các liên kết trên cơ sở text đến 10 lần.

Ai là độc giả của trang chủ?

Việc phân cách giữa các trang chủ trang trí đồ hoạ hấp dẫn, nạp xuống chậm với các trang text không chút thơ mộng, nhưng lại nạp nhanh đã phản ánh sự cần thiết phân biệt sự khác biệt đối tượng độc giả cùng nhu cầu của họ. Mục đích của đa số web site là chuyền tải thông tin nội tại (cho sinh viên, nhân viên và các khách hàng) và giao thiệp với các khách hàng quan trọng, nhưng một maket được thiết kế cẩn thận không chỉ mở rộng khả năng của một màn hình văn phòng. Bằng cách giữ ảnh đồ hoạ vừa phải về kích thước, trang web được nạp xuống không chậm lắm mà vẫn có menu đồ hoạ.

Trang chủ của W3C khá đơn giản, chủ yếu là menu text cung cấp một tỷ lệ đầy hiệu quả giữa số kết nối với kích thước trang, nhưng với một giao diện thuần khiết. Trang web nạp nhanh và được thiết kế thích hợp cho các độc giả web đặc biệt, nhưng lại không hấp dẫn đối với các độc giả bình thường.

Đừng lựa chọn – hãy sử dụng cả hai

Cách tốt nhất đáp ứng đòi hỏi của cả độc giả ngẫu nhiên và độc giả thường xuyên, yêu cầu cao là cung cấp cả các trình bày thay thế của web site. Một cách tiếp cận là cung cấp một trang chủ đầy ấn tượng cho các độc giả chung, nhưng cũng có một trang chủ thay thế, chủ yếu là text, chú trọng về tốc độ truy nhập thông tin qua các menu chi tiết. Cách tiếp cận khác là sử dụng banner đồ hoạ trên đầu trang, sau đó là các liên kết text. Web site "Thomas" của Library of Congress phản ánh cả hai cách tiếp cận, với banner đồ hoạ vừa phải và các liên kết phong phú, tổ chức tốt.

Thời gian quản lý

Nhiều web site cần được cập nhật thường xuyên để thông tin không bị cũ rích. Nhưng không phải tự nhiên mà độc giả cảm nhận được thông tin mới nếu chúng ta không bỏ công sức ra để làm cho độc giả biết đến nó. Nếu một chức năng nào đó được cập nhật, chúng ta nên đặt một ký hiệu "Mới" lên cạnh nó. Chúng ta cũng nên ghi thời gian lên từng trang web, cả thời gian cập nhật để độc giả được đảm bảo là nhận thông tin mới nhất. Tuy nhiên, nếu web site của chúng ta phức tạp, nhiều mức thông tin, trải ra hàng chục (thậm trí hàng trăm, nghìn) trang web, tốt hơn hết là chúng ta nên làm một trang "Có gì mới – What’s New" được thiết kế đặc biệt dành cho việc thông báo cho độc giả sự thay đổi trên web site.

Trang chủ, menu và các submenu

Khi web site cong nhỏ, có thể chúng ta chỉ cần một ít trang menu con để độc giả đi tiếp từ danh sách các chủ đề chung. Trong các web site lớn, phức tạp với hàng chục chủ đề, thì không thực tế đưa cho độc giả một trang chủ với hàng tá liên kết – một trang quá dài để nạp xuống, và các trang này sẽ làm nản lòng độc giả.

Mỗi submenu lớn có thể trở thành một trang chủ nhỏ cho khu vực đó của web site. Đối với các menu chi tiết, đặc biệt chúng ta có thể khuyến khích các độc giả thường xuyên kết nối trực tiếp vào các submenu trong web site. Khi đó, các submenu này có thể trở thành các trang chủ dành riêng cho các nhóm độc giả nhất định. Chỉ cần đảm bảo là trên từng submenu, chúng ta thêm các liên kết cơ bản đên các khu vực khác của web site, và quan trọng nhất là, thêm liên kết đến trang chủ hay menu chính trên mọi trang web của chúng ta.

Bản kê "các site liên quan khác"

World Wide Web thay đổi nhanh chóng đến nỗi ngay cả các dịch vụ tìm kiếm web như Yahoo cũng chỉ là một phần thông tin có thể truy nhập trên web. Thông thường, tập hợp đầu tiên của các liên kết khi xây dựng web site là bộ sưu tầm các web site ưa thích, có liên quan đến công việc, nghề nghiệp hay sở thích các nhân. Tuy nhiên, trong các web site của các doanh nghiệp lớn, viện thì trang tham khảo được biên tập tốt có thể lại là trang có giá trị nhất, là nguồn tài nguyên được sử dụng nhiều nhất trong web site.

Thư viện, phụ lục, chỉ số

Khái niệm tài liệu, văn bản trong môi trường điện tử như trang web thường linh động, và việc xuất bản điện tử về mặt logic, kinh tế đã tạo khả năng cung cấp nhiều thông tin hơn cho độc giả mà không phải trả giá như tài liệu giấy. Để làm một bản báo cáo nhân sự trên giấy, chúng ta cần in bản sao từng nhân sự một. Giá cả và thực tế chỉ định bản báo cáo phải gắn gọn súc tích, không có nhiều thông tin hỗ trợ hay phụ lục. Những hạn chế này không còn đối với các trang web, bên cạnh phần chính của bản báo cáo, chúng ta có thể thêm danh sách các nguồn thông tin cần thiết khác. Thư mục, phụ lục, từ điển thông tin có thể to lớn đồ sộ để có thể đi kèm với bản báo cáo, nhưng có thể đặt lên web, tạo điều kiện cho các độc giả khác có thể tìm hiểu mà không cần đọc qua bản báo cáo có cả những phần không cần thiết với họ.

Các vấn đề thường gặp – các trang FAQ

Web và môi trường trên cơ sở web đã mở ra một học viện đơn nhất vô song, đó là trang FAQ, nơi mà các vấn đề, câu hỏi thường xảy ra từ độc giả được liệt kê cùng các câu trả lời. Các trang web FAQ lý tưởng cho việc thiết kế web site hỗ trợ, cung cấp thông tin trong nhóm làm việc, cho nội bộ doanh nghiệp. Với một trang FAQ được thiết kế tốt, bằng cách tham chiếu độc giả đến đó, chúng ta có thể làm cho độc giả hiểu thông tin và các dịch vụ chúng ta cung cấp qua web site. Trang FAQ cũng có thể giám thiểu nhân sự tiêu tốn vào việc hỗ trợ khách hàng, những người bình thường chỉ trả lời các cầu hỏi lặp lại, thường kỳ của khách hàng, độc giả.

Thiết kế Intranet

Đa số các web site đoợc thiết kế cho các độc giả trong học viện, công ty, và không cung cấp ra ngoài thế giới World Wide Web. Các site intranet chia sẻ cùng công nghệ với các site được thiết kế cho độc giả web trên Internet, tuy vậy sự thiết kế và nội dung của intranet nên phản ánh được sự thúc đẩy rất khác nhau của các độc giả intranet.

Các site bên ngoài

Các site bên ngoài thường nhằm đến việc thu hút độc giả. Mục đích chung nhất là nâng cao thời gian truy nhập, dẫn dắt độc giả vào sâu trong site và đổi lại cho sự tìm hiểu độc giả là thông tin hấp dẫn, giải trí. Trong các web site bên ngoài, cái cần gánh vác là độc giả ít có động lực để lưu lại, do vậy phải luôn thu hút được sự chú ý bằng ảnh đồ hoạ đẹp, thôi thúc họ tìm hiểu khám phá web site.

Các site bên trong

Các intranet site thành công thu thập nhiều thông tin hữu ích, tổ chức nó vào các hệ thống logic và cung cấp nó trong một cách thức có hiệu quả. Chúng ta không thể mong muốn độc giả intranet nấn ná trên các trình duyệt web hay lúng túng với việc không thể tìm thấy cái họ tìm, hoặc chỉ dạo chơi trên mạng cục bộ mà không giải quyết được việc gì. Hãy để độc giả (trong trường hợp này là các nhân viên, học viên,…) nhận được cái họ cần lấy nhanh chóng rồi để họ đi tiếp.

Các tiêu chuẩn thiết kế

Các Internet và intranet site của Sun Microsystem là các mô hình của việc thiết kế web về việc nhất quán, tiếp cận theo chiều sâu. Các câu hỏi thẩm tra chỉ ra rằng các nhân viên của Sun trung bình đọc 12 trang intranet mỗi ngày, và khoảng 2 sub-site intranet mới mỗi tuần. Jakob Nielsen, chuyên gia thiết kế giao diện người dùng của Sun, ước tính rằng việc thiết kế lại giao diện Intranet của Sun, có thể tiết kiệm cho mỗi nhân viên 5 phút 1 tuần thông qua các giao diện chuẩn và các ứng dụng thống nhất toàn công ty. Tổng số thời gian nhân viên của Sun tiết kiệm có thể lên đến 10 triệu $ mỗi năm, nhờ tránh được các việc vô ích, nâng cao hiệu quả do mỗi nhân viên sử dụng intranet của công ty.

Các tiêu chuẩn thiết kế

Tất cả các đơn vị ứng dụng intranet đều có những động lực về xã hội và kinh tế để để phát triển và truyền bá các kinh nghiệm về thiết kế các web site nội bộ và nguồn thông tin của họ. Nhưng cũng có nhiều vấn đề vấn đề nảy sinh khi các nhóm, cá nhân muóon có quyền được thiết kế và xuất bản theo ý muốn, và thường là có kinh nghiệm và thạo sử dụng hơn là quản lý nó. Các nhóm sử dụng web nhiều năm cũng có sự đầu tư đáng kể vào những thiết kế của chính họ, và sẽ rất miễn cưỡng nếu phải thay đổi. Các quản trị viên hệ thống lại thường eo hẹp về tài chính để viết các bản hướng dẫn sử dụng, hướng dẫn thiết kế và thúc đẩy được các phòng ban hành chính ban hành chúng. Không có một tiêu chuẩn chung mang tính quốc gia hay quốc tế về cái gì là phần tử làm nên một web site tốt càng làm cho vấn đề trở nền phức tạp hơn.

Thiết kế coi trọng người đọc

Danh sách các vấn đề được nêu trên rất quen thuộc với mọi webmaster, và cho bất cứ ai muốn đã từng ngồi trong ban chấp hành Intranet, Web site. Đấy là những lý do lớn để chẳng phải làm gì cả, ngay cả việc bỏ qua nhân tố quan trọng nhất của bất cứ một intranet nào: người sử dụng. Không có sự thiết kế cẩn trọng, thống nhất, người sử dụng sẽ lạc vào mê cung, không có hiệu quả, cũng không có cơ hội để thu lợi từ công nghệ intranet. Nếu chúng ta chọn cách tiếp cận coi người sử dụng là trung tâm của mọi thiết kế, lợi thế của giao diện chuẩn, thiết kế nhất quán là rõ ràng và nó sẽ thuyết phục được các sở thích đặc biệt của các bộ phận, cá nhân tham gia. Chúng ta nên luôn nhớ một điều là nếu một người sử dụng đặc trưng của intranet thấy nó hỗn độn hơn là thấy một nguồn thông tin hữu ích thì sẽ chẳng có một ai thu lợi được từ intranet đó cả.

Không có tiêu chuẩn thiết kế rõ ràng, intranet sẽ phát triển thành tập hợp các trang lộn xộn, chắp vá – lúc thì thiết kế rất tốt, lúc lại thảm hại vô cùng, và tất cả cấu thành một hệ thống rời rạc hay hoàn toàn tê liệt. Thiếu tiêu chuẩn thiết kế cũng giới hạn việc sử dụng intranet do phải tuân thủ hàng loạt qui tắc phức tạp đối với người dùng mới muốn phát triển các site intranet, nhưng lại phải đối diện với các công việc như phát triển đồ hoạ, thiết kế giao diện thay vì đơn giản chỉ áp dụng những cái đã có.